Pengurusan masa sangat penting untuk dititikberatkan. Pelbagai bahan bacaan, seminar dan kursus mengenai pengurusan masa telah diadakan untuk membantu kita menggunakan masa dengan bijaksana. Kita mempunyai masa sebanyak 24 jam sehari sahaja dan terpulanglah kepada kita bagaimana menggunakan masa dengan sebaik mungkin.
Pepatah Melayu ada mengatakan masa itu adalah emas. Masa berlalu tidak akan berulang dan masa yang ada tidak boleh dipanjangkan. Oleh itu tetapkan cara kita bekerja dan menguruskan diri supaya kita dapat menggunakan kuasa masa secara maksimum.
- Rancang Masa
Bagi anda yang mempunyai senarai kerja yang mesti diselesaikan dalam masa yang terhad, jangan panik! Rancang apa yang akan anda lakukan pada hari tersebut dan lakukan tugas dalam masa yand ada.
- Fokus Tugas Utama
Setelah merancang apa yang anda akan lakukan pada hari tersebut, anda perlu letakkan keutamaan kepada tugas yang terpenting, penting dan kurang penting. Tumpukan perhatian pada tugas terpenting dahulu walaupun ia sukar. Anda boleh semak seperti berikut:
- Pada setiap awal tahun, lakukan perancangan secara menyeluruh. Kalendar kotak cukup untuk anda tulis tugasan dan bentangkan di hadapan anda. Semak setiap bulan dan tandakan bulan mana anda akan mengambil cuti, menghadiri mesyuarat, melaksanakan program, membuat laporan dan membentang belanjawan.
- Setiap hari Isnin, semak semula pencapaian anda sepanjang minggu tersebut. Beri tumpuan kepada tugas utama.
- Setiap hari sebelum memulakan tugas, buat senarai semua tugasan untuk hari itu. Lakukan tugas penting terlebih dahulu diikuti tugas lain. Tugas yang kurang penting boleh diberikan kepada orang lain untuk melakukannya.
- Apabila anda berhadapan dengan tugas terpenting dan ia perlu disegerakan, masukkan ke dalam jadual tugasan. Jika tidak, anda akan menghabiskan banyak masa memikirkannya sementara anda cuba melakukan tugasan lain.
- Pilih masa yang sesuai untuk melakukan tugasan yang susah atau berat. Misalnya, jika anda berfikir dengan baik pada sebelah pagi, maka gunakan waktu pagi untuk membuat perancangan. Tetapkan waktu yang sesuai dengan diri anda sama ada untuk berfikir atau bertemu orang lain.
- Kumpulkan tugas yang sama untuk dilakukan pada satu masa, misalnya membuat panggilan telefon, menjawab telefon dan menulis laopran. Membuat tugasan dalam satu kumpulan lebih mudah.
- Elak Gangguan
Gangguan menyebabkan masa anda menjadi pendek. Ada banyak jenis gangguan dan yang paling utama ialah telefon dan tetamu yang tidak diundang.
Bukan semua tetamu perlu anda layani. Apabila anda membiarkan diri anda diganggu, bukan saja masa anda terbuang malah anda memerlukan masa untuk kembali kepada apa yang sedang anda lakukan. Tanya diri anda sama ada adakah ini terlalu penting sehingga anda perlu ketepikan tugas yang anda sedang lakukan sekarang? Jika jawapannya tidak, jangan biarkan diri anda diganggu. Uruslah gangguan-gangguan tersebut megikut cara berikut:
- Jika anda mempunyai seorang setiausaha, tapis semua panggilan yang diterima dan tetamu yang datang tanpa membuat temujanji terlebih dahulu. Biarkan setiausaha anda menyelesaikan gangguan tersebut.
- Jika anda terlalu sibuk, jawab panggilan telefon dengan baik dan minta mereka memanggil balik kemudian.
- Jangan biarkan pemerhatian anda di ganggu. Bersihkan meja dan susun dokumen dengan baik supaya mudah anda menjalankan tugas. Bagi projek yang telah selesai, kumpulkan semua dokumen ke dalam satu fail dan simpan sebelum memulakan projek baru. Lakukan satu projek dalam satu masa.
- Elak Mesyuarat
Pada dasarnya setiap mesyuarat mengambil sebahagian besar masa bekerja tetapi hasilnya mungkin tidak seberapa. Pastikan setiap mesyuarat yang anda hadiri membincangkan agenda yang telah tersenarai dan elakkan perbincangan yang tidak berkaitan dengan agenda mesyuarat. Mesyuarat mengambil masa panjang dan pastikan ia mencapai apa yang dikehendaki.
Jauhi mesyuarat yang tidak penting dan jika boleh dielakkan daripada membuat mesyuarat. Gunakan cara lain untuk menyelesaikan tugas. Jika anda tidak dapat elakkan, buat mesyuarat yang pendek dan produktif.
- Elak Perjalanan Jauh
Perjalanan jauh sama ada dengan menggunakan kereta atau menaiki kapal terbang bukan saja mengambil masa malahan ia juga membuat anda keletihan. Fikirkan dahulu tentang perkara ini:
- Jika anda perlu berjalan jauh, tentukan sama ada ia benar-benar perlu dan penting. Jika tugas itu boleh diselesaikan melalui panggilan telefon, emel atau tulis surat sahaja. Mungkin anda boleh gunakan cara ini jika anda pastikan tujuannya.
Kadang-kadang anda ingin berjalan jauh kerana perkara berikut:
- Anda ingin pergi kerana anda tidak pernah pergi ke tempat tersebut
- Anda memerlukan beberapa hari untuk berehat dan jauh dari suasana pejabat
- Anda ingin bertemu seseorang
- Kumpulkan perjalanan dalam satu masa. Misalnya anda perlu ke Johor dan Melaka, aturkan jadual anda supaya temu janji di luar daerah boleh dilakukan dalam satu masa.
- Anda juga boleh menggunakan teknologi moden seperti ‘teleconferencing’ yang melibatkan perbualan telefon dan video yang sudah tentu akan menjimatkan masa anda.
- Jika anda terpaksa pergi, gunakan masa di dalam perjalanan untuk menyelesaikan tugasan anda seperti membuat laporan, kertas kerja, berfikir dan membaca.
- Gunakan Masa Menunggu
Masa menunggu boleh digunakan untuk menyelesaikan beberapa perkara, seperti membuat panggilan, membalas panggilan, membaca atau berfikir. Jangan biarkan masa menunggu berlalu begitu saja. Walaupun ia berlangsung selama 15 minit, namun anda boleh menyelesaikan beberapa perkara dalam masa yang singkat itu.
- Berehat
Ambil masa sebentar untuk merehatkan tubuh, fizikal dan minda anda. Cari tempat yang sesuai untuk minum, berbual atau berjalan keluar dari pejabat. Apabila anda menyambung semula tugas, anda kembali segar dan bertenaga untuk menjalankan tugas sepanjang hari
Sumber Arkib: Buletin Usahawan Nasional Bilangan 3
