Aksara ‘App’ pernah dinobatkan sebagai Word of The Year pada 2010 oleh American Dialect Society. Sejak itu, pelbagai aplikasi mula dicipta selari dengan perkembangan teknologi telefon dan tablet pintar seperti yang ada sehingga hari ini.
Tidak dinafikan kehidupan seharian kita kini banyak bergantung kepada aplikasi; daripada menetapkan jam loceng, mendengar muzik sehinggalah melakukan kerja-kerja seharian.
Bagi usahawan yang menjalankan perniagaan, aplikasi yang baik boleh meningkatkan tahap produktiviti dan kecekapan kerja dengan membantu mereka menjadi komunikator yang hebat, menjadi setiausaha kepada diri sendiri dan menyelesaikan masalah berkaitan dengan perniagaan.
Walau bagaimanapun, di Malaysia penggunaan aplikasi perniagaan masih belum mencapai tahap yang memberangsangkan terutamanya dalam kalangan baby boomers dan Generasi X, yang masih selesa bekerja menggunakan kaedah lama atau old school dan tidak berasaskan teknologi.
Mari lihat beberapa aplikasi yang patut digunakan dengan lebih luas oleh usahawan tempatan:
1) Wave
Wave ialah platform perakaunan yang mudah digunakan dan dibina khusus untuk perniagaan kecil dan sederhana (PKS).
Ia membolehkan anda sebagai pemilik syarikat untuk memantau jualan dan perbelanjaan, menguruskan invois dan bayaran pelanggan, menguruskan penggajian pekerja, mengimbas resit untuk disimpan dan menghasilkan laporan perakaunan secara percuma.
Buat usahawan baharu dan memiliki perniagaan bersaiz kecil, Wave ialah aplikasi yang sesuai untuk digunakan.
Format laporannya yang berwarna-warni dan sedap dipandang mata tentu akan memudahkan anda untuk memahami keadaan perniagaan anda.
Wave juga mempunyai perisian kewangan peribadi percuma untuk membantu anda menguruskan segala hal kewangan yang tidak berkaitan dengan perniagaan.
2) HelloSign
Apabila menjalankan perniagaan, anda sentiasa bergerak ke sana sini untuk berjumpa pelanggan dan vendor serta bermesyuarat. Oleh itu, anda tidak mempunyai masa untuk duduk di meja pejabat bagi menandatangani dokumen-dokumen penting.
HelloSign ialah cara yang termudah untuk menandatangani kontrak, surat atau sebarang dokumen di mana-mana sahaja anda berada.
Melalui aplikasi ini, anda atau pekerja boleh mengimbas dokumen fizikal menggunakan kamera telefon, menukarkannya kepada format PDF dan menandatangani dokumen menggunakan jari anda.
Kemudian anda boleh menghantar dokumen itu semula kepada pihak yang memerlukannya melalui e-mel.
Hellosign menghapuskan keperluan untuk mencetak, jadi anda tidak perlu lagi ke pejabat semata-mata untuk menandatangani sesuatu. Ini memudahkan pekerja dan diri anda sendiri.
3) 1Password
Dengan begitu banyak akaun dalam talian dan kata laluannya serta nama pengguna yang perlu diingati, ada kemungkinan yang tinggi anda terlupa tentang butiran-butiran tersebut.
1Password membolehkan anda menyimpan semua butiran penting tersebut di dalam satu tempat yang selamat dalam talian.
Aplikasi ini boleh menyimpan semua nama pengguna dan kata laluan anda, serta maklumat penting seperti nombor akaun bank dan akaun Taxpayer Access Point (Portal GST), dengan selamat.
Ia dilindungi oleh satu kata laluan induk, jadi, anda tidak perlu bimbang kerana anda hanya perlu mengingati satu kata laluan sahaja.
Anda juga boleh menyimpan semua nama pengguna dan kata laluan yang diisi pada borang log masuk di mana-mana laman sesawang secara automatik.
Ia cukup mudah digunakan dan wajib dipasang pada telefon jika anda kerap terlupa kata laluan.
4) Google Drive
Google Drive berfungsi sebagai storan awan (cloud storage) yang membolehkan anda menyimpan pelbagai jenis fail dalam talian.
Sebagai pengguna biasa, anda akan mendapat kapasiti simpanan sebanyak 15GB secara percuma.
Aplikasi ini juga membolehkan anda mengimport dan menyunting fail daripada komputer peribadi (PC) ke tablet dan telefon pintar (atau sebaliknya).
Contohnya, jika anda sedang menyunting sebuah kertas kerja pada komputer riba di pejabat, anda boleh meneruskan suntingan pada telefon atau tablet pintar anda di rumah.
Segala perubahan yang dibuat menerusi komputer riba akan disimpan dan dipaparkan pada telefon atau tablet melalui Google Drive.
Seandainya komputer riba, telefon, atau tablet hilang atau rosak, ia tidak menjadi masalah, kerana fail-fail anda masih selamat dalam storan awan.
Dengan Google Drive, anda tidak akan sesekali kehilangan fail atau terlupa untuk membawa dokumen penting perniagaan.
5) Hootsuite
HootSuite adalah salah satu aplikasi yang popular untuk menetapkan jadual pos di semua platform media sosial yang anda miliki.
Segala kandungan pos seperti iklan promosi, video, dan artikel yang menarik boleh dikumpul dan disimpan di sebuah perpustakaan kandungan (content library) yang boleh dikongsi bersama pengguna lain seperti rakan kongsi atau kakitangan anda.
Mereka boleh membantu mencari kandungan baharu untuk dikongsikan bersama pengikut anda. Anda hanya perlu meluluskan pos-pos tersebut supaya boleh dimuat naik ke platform dikehendaki.
Selain itu, anda boleh juga menjana dan menyimpan laporan prestasi setiap pos, dan melihat impaknya terhadap perniagaan anda—sesuatu yang tidak boleh dilakukan di Facebook dan Instagram.
Sebagai usahawan, anda perlu menyemak dan menyediakan dokumen daripada laporan jualan hinggalah ke surat rasmi.
Dengan Documents To Go, anda boleh membuka dan menyunting fail Microsoft Office dan OpenOffice (Word, Excel, dan PowerPoint) serta fail dalam Adobe PDF.
Aplikasi ini juga boleh diintegrasikan dengan Google Drive, Dropbox dan Box sekiranya anda menyimpan fail dan dokumen didalamnya.
7) Trello
Trello ialah suatu aplikasi pengurusan projek yang boleh menjejaki aliran kerja pasukan anda.
Ia mudah digunakan. Setiap ‘kad’ yang anda cipta dalam aplikasi ini mewakili satu tugasan. Kad-kad boleh diwarnakan mengikut kategori tugas.
Anda boleh menambah ahli pasukan, memberikan komen tentang tugasan dan menambah lampiran, senarai semak serta tarikh penghantaran tugasan untuk rujukan ahli lain.
Apabila anda membuat perubahan pada mana-mana kad atau tugasan, Trello akan memaklumkan setiap ahli pasukan.
Dengan sekilas pandang anda dapat melihat status terkini sesebuah projek, siapa dan apa yang sedang mereka lakukan.
Trello menjadikan pengurusan projek lebih mudah dan menyeronokkan dengan penggunaan label dan warna.
8) Skype
Skype dikenali sejak 2003 sebagai perisian komputer bagi persidangan video. Kini, ia adalah aplikasi mudah alih yang popular bagi telefon dan tablet pintar.
Anda boleh menggunakannya untuk membuat panggilan video dengan 25 orang maksimum dalam suatu masa, berkongsi maklumat di paparan skrin komputer dan menghantar mesej, gambar serta fail anda.
Aplikasi ini lebih efektif digunakan dengan pelan data yang tinggi dan laju serta amat sesuai jika anda perlu memberikan arahan–arahan teknikal kepada kakitangan atau membuat pembentangan serta perbincangan dengan para pelanggan.
Dalam kes-kes dimana panggilan suara tidak memadai untuk menyampaikan pesanan, maka Skype adalah penyelesaiannya.
9) RescueTime
Sebagai seorang usahawan, multi-tasking sudah menjadi satu perkara wajib. Oleh itu, pengurusan masa amatlah penting untuk seorang usahawan.
RescueTime dapat mengesan secara automatik jumlah masa yang dihabiskan ketika menggunakan pelbagai aplikasi telefon dan melayari laman web.
Aplikasi ini akan menghantar laporan terperinci tentang penggunaan masa berdasarkan aktiviti dilakukan, justeru memberikan gambaran yang tepat tentang cara anda menghabiskan waktu.
Buat mereka yang selalu kesuntukan masa, aplikasi ini akan membantu menguruskan masa dengan lebih baik.
